Das gefürchtete Projektstarttreffen. Es steht in deinem Kalender. Du kannst es nicht vermeiden. Sie können es jedoch zu einem unvergesslicheren Ereignis machen, das Kreativität bei den Mitgliedern Ihres Teams fördert.
Der Beginn jedes Projekts sollte mit Aufregung und Vorfreude gekennzeichnet sein. Es ist die Zeit, in der Sie und Ihr Team einen neuen Kunden oder eine neue Idee kennenlernen und wirklich zu den Grundlagen des Brainstorming und der Ideenfindung zurückkehren können. Es kann und sollte einer der wichtigsten Bestandteile eines Designprojekts sein und muss alles andere als langweilig sein.
Entwickeln Sie einen Pre-Meeting-Plan
Ein gutes Meeting beginnt in den Planungsphasen. Sie müssen Designmaterial sammeln und ein Informationspaket für das Team erstellen. Es ist auch eine gute Idee, Entwurfsinformationen vor dem Meeting zu senden, damit Designer über das Projekt nachdenken können.
Hier sind zehn Überlegungen vor dem Meeting:
- Größe des Teams
- Bereiten Sie eine kurze Entwurfskontur (ein Absatz oder drei Aufzählungspunkte) vor, die auf den Kundenanforderungen basiert
- Projektziele und Zeitplan skizzieren
- Führen Sie Interviews mit dem Kunden durch
- Aktuelle Produkte oder Visionen anzeigen
- Entwickeln Sie einen groben Umriss oder Plan
- Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Ergebnisse
- Erfolgsfaktoren bestimmen
- Technische Spezifikationen oder Notwendigkeiten verstehen
- Erstellen Sie eine Meeting-Agenda
Schaffe die richtige Umgebung. Besprechungsraummöbel neu anordnen, so dass die Personen von Angesicht zu Angesicht zusammensitzen; Vermeiden Sie ein Auditorium-Layout. Betrachten Sie Dekorationen oder Musik oder andere Elemente, die nicht die Norm sind. Überraschende Elemente können ein Team schnell engagieren und die Wahrnehmung dessen ändern, was ein Meeting sein soll.
Stellen Sie den rechten Ton für den Anstoß ein
Der Ton für das Kickoff-Meeting sollte den Ton des Projekts widerspiegeln, sodass das Team das Team in die richtige Einstellung bringt. Das Treffen sollte auch so gestaltet sein, dass es zu kreativem Denken anregt und am besten an einem Besprechungstisch abgehalten werden kann.
Teilen Sie das Meeting in mehrere Teile auf:
- Einführung
- Brainstorming
- Aktivität
- Frage und Antwortsitzung
- Brainstorming
- Hausaufgaben und Aufgaben
- Follow-up einstellen
Usabilty.gov hat eine große Auswahl an Richtlinien für die Erstellung digitaler Projekte, kann jedoch für fast jedes Designziel angepasst werden. Denken Sie daran, dass das Ziel des Auftakttreffens darin besteht, ein Team zu gewinnen, das sich für ein Projekt begeistert und eine gemeinsame Vorstellung von Zielen, Ergebnissen und Erfolgsvisionen hat.
Geben Sie nützliche, aber nicht zu viele Informationen an
Wenn Ihre Besprechung ein Ort zum Verteilen und Lesen eines Entwurfsauftrags ist, ist es unwahrscheinlich, dass Sie mit der Aufregung und den Ideen, die Sie erwarten, kommen werden. Das Meeting funktioniert am besten, wenn Informationen in kleine, nutzbare Teile aufgeteilt werden. Speichern Sie umfangreiche Dokumentation für nach dem Meeting.
Welche Arten von Informationen benötigt das Team beim Kickoff-Meeting, um zu beginnen? Kurz gesagt, brauchen sie Visuals. Erinnern Sie sich an die Show, nicht die Philosophie. Dies ist ein Designteam. Zeigen Sie den Client. Zeigen Sie das Projekt. Zeigen Sie den Wettbewerb. Dann lassen Sie das Team Ihre ersten Ideen zeigen.
Planen Sie eine Aktivität
An einem Tisch zu sitzen, ist nicht meine Vorstellung, wie ich anfangen sollte, kreativ zu denken. Es hilft, sich zu bewegen oder auf alternative Weise zu denken.
Eine geplante Aktivität oder ein Spiel kann genau die richtige Idee sein, um die Gedankenmuskeln zu aktivieren. Und Sie können es auf zwei Arten erreichen:
- Als eine Aktivität, die sich auf das Projekt bezieht
- Als nicht zusammenhängende Aktivität zum Löschen der Creative-Palette
Beide Optionen können ein wirksames Mittel sein, um ein Team zu motivieren und ihm zu helfen, als Gruppe zu fungieren. (Dies kann besonders wichtig für Personen sein, die in der Vergangenheit möglicherweise nicht zusammengearbeitet haben.)
Drei Ideen für projektbezogene Aktivitäten:
- Erstellen Sie eine Konzeptlandkarte, um zu beschreiben, wie das Projekt aussieht und wie es zusammenkommt. Fügen Sie der Aktivität eine lustige Wendung hinzu, z. B. das Erstellen einer Karte ohne Worte, sodass Skizzen auf ungewöhnliche oder interessante Weise zusammenkommen.
- Führen Sie eine Prioritätskarten-Sortierung durch. Geben Sie jedem einen Stapel von Karteikarten und notieren Sie, welche Elemente des Projekts am wichtigsten sind. Dann ordnen Sie die Karten nach Priorität.
- Erstellen Sie eine Sichtprüfung. Zeigen Sie Visuals des aktuellen Projekts und ähnlicher Projekte oder Konkurrenten. Lassen Sie die Teammitglieder auf einen Blick feststellen, wie sich das Bild in einem Wort fühlt. Die Bilder, die Wortzusammenhänge mit dem Projekt verbinden, können die Diskussion über das weitere Vorgehen sprengen.
Drei Buchtitel mit großartigen Ideen für kreative Aktivitäten oder Brainstorming mit einer Gruppe:
- Koffein für das Kreativteam? von Stefan Mamaw (einer meiner Favoriten!)
- ? Creative Grab Bag: Inspirierende Herausforderungen für Künstler, Illustratoren und Designer? von Ethan Bodnar
- Kreativ-Workshop: 80 Herausforderungen, um Ihre Designfähigkeiten zu verbessern? von David Sherwin
Stellen Sie eine Stoppuhr ein
Meetings wie diese können schnell und langwierig werden. Bringen Sie eine Stoppuhr mit und halten Sie sich an die Tagesordnung und anstehende Aufgaben.
Die genaue Dauer eines Kickoff-Meetings kann je nach Team oder Projekt variieren. Einige Unternehmen haben einen ganztägigen Kickoff-Plan für große Projekte, und kleinere Gruppen kommen in den Party-Stil. Andere Meetings sind als kürzere Arbeitssitzungen (etwa 1 bis 2 Stunden) strukturiert, in denen die anfängliche Planung eines Projekts stattfindet.
Bereiten Sie einen soliden Imbiss vor
Designer müssen den Besprechungsraum verlassen, um etwas zu erledigen und einen Überblick darüber zu erhalten, wohin sie gehen sollen. (Denken Sie daran, dass dieses Treffen alle für das Projekt vorbereitet hat.)
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über alles verfügt, um nach dem Meeting beginnen zu können. (Denken Sie an die Überlegungen vor dem Meeting zurück.) Ich bereite gerne Designer-Toolkit-Blätter mit jedem Designer vor. Heutzutage handelt es sich bei dem Toolkit eigentlich um einen Stick, während es in der Vergangenheit möglicherweise einen Ordner voller Leckereien gab.
Das Kit sollte Folgendes enthalten:
- Design- und Stilparameter wie Farb- und Schriftpalette, Stilverwendung und Markenrichtlinien.
- Projektbeschreibung und Projektumfang.
- Fristen und Aufgabenstellungen.
- Bilder, Logos oder andere Materialien.
- Beispiele für aktuelle Designpakete und Materialien oder Website.
- Visuals, die der Kunde für das Projekt mag oder notiert hat.
- Kontakt- und Dienstplan für das Projektteam.
Fazit
Bei der Planung eines Meetings sollten Sie auf das gleiche kreative Denken zurückgreifen, das für die Gestaltung eines großartigen Projekts erforderlich ist. Überlegen Sie sich außerhalb der Meeting Box, um Ihrem Team zu helfen, sich für etwas zu interessieren, für das sie sich begeistern können.
Auch etwas so einfaches wie die Umgestaltung des Raums oder eine unerwartete Dekoration kann dazu beitragen, die Teilnehmer an einer Besprechung zu beteiligen. Werde kreativ und viel Glück!
Stockfotos Mit freundlicher Genehmigung des kreativen Marktes.